Tổ chức sự kiện (Event) là một hoạt động không thể thiếu với hầu hết các công ty hiện nay, để có một sự kiện tốt, gây được nhiều tiếng vang trong lòng khách hàng thì điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một kịch bản tốt, nếu có một kịch bản hoàn chỉnh chắc chắn Event tổ chức sẽ đạt được kết quả mỹ mãn nhất.
Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Một kịch bản tốt là kịch bản đảm bảo được mục tiêu của chương trình đề ra, bao quát được chương trình một cách chi tiết nhất, đồng thời tránh sự trùng lặp ý tưởng giữa các công ty đặc biệt là công ty đối thủ để xây dựng một kịch bản đặc sắc và hoàn toàn mới lạ, từ đó sẽ gây ra sự tò mò, thu hút khách tham dự.
Có nhiều loại Event khác nhau và với mỗi loại event thì kịch bản cũng được thay đổi sao cho phù hợp nhất. Một event hội nghị, kỉ niệm thành lập sẽ khác với một kịch bản cho chương trình cộng đồng; vì thế cần biết được loại sự kiện sắp tổ chức để xây dựng kịch bản thật thích hợp, đây cũng chính là một trong số những kỹ năng của người làm sự kiện, cần phải linh hoạt và xử lý tốt ở mọi tình huống.
Nên xây dựng 2 loại kịch bản, một là kịch bản tổng quát để bao quát các công việc chung trong một sự kiện, thường được giao cho khách hàng để họ tiện theo dõi tiến độ sự kiện đang diễn ra; một loại là kịch bản chi tiết hay thường gọi là kịch bản MC trong đó kèm lời dẫn cho MC và phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện cũng như cho đại biểu, khách mời, kèm theo chi tiết về thời gian, và các ghi chú khác. Phải chia ra như vậy để đảm bảo một số vấn đề bảo mật cho các công ty.
Trong đó các sự kiện như hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm hay tổng kết cuối năm cần chia các nội dung thành từng mục bao gồm: Số thứ tự, thời gian, nội dung, những hạng mục thiết bị chi tiết như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế hội nghị, … ghi chú đối với kịch bản tổng quát. Đối với kịch bản chi tiết thêm vào mục MC Script (dành cho MC chương trình) và phụ trách (dành cho đội ngũ chạy chương trình). Với sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương: cũng khá giống với sự kiện hội nghị nhưng nếu sự kiện được tổ chức buổi sáng thì lượt bỏ các phần liên quan đến ánh sáng. Riêng sự kiện truyền hình trực tiếp thì độ chính xác cần phải cực chuẩn, bởi “sai một li đi một dặm”, nên ngoài việc nội dung luôn phải được chi tiết thì vấn đề phân công công việc cho từng người phải thật sự chính xác, “đúng người đúng việc”. Đối với sự kiện dài ngày, ngoài 2 loại kịch bản nói trên thì người làm sự kiện cần có một bảng chi tiết các công việc theo từng ngày , ai phụ trách việc gì của ngày nào phải được đề cập một cách rõ ràng để tránh việc “cha chung không ai khóc”.
Mặc khác, việc xây dựng nên một kịch bản cần dựa theo những vấn đề như mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được, những thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng là gì? Nhân sự phục vụ cho hoạt động event của công ty và ai là người phụ trách chính, không kém phần quan trọng là quy mô sự kiện phải dựa trên chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả cho sự kiện. Nếu hội đủ các yếu tố trên sẽ dễ dàng xây dựng được một kịch bản tốt, phù hợp với sự kiện diễn ra. Một kịch bản được xây dựng một cách khoa học và chi tiết sẽ giúp cho việc chạy chương trình diễn ra một cách suôn sẻ nhất, không tốn quá nhiều thời gian diễn giải và tránh được thiếu sót có thể gặp phải.
